“We hebben toch een mondelinge afspraak?” – waarom dat vaak niet genoeg is
“Ik had met mijn advocaat afgesproken dat hij het hoger beroep zou instellen, maar nu blijkt dat het te laat is… en ik heb niets op papier.” Een situatie zoals deze is geen uitzondering. Volgens een rapport van de Nederlandse Orde van Advocaten blijkt dat een groot deel van de klachten over advocaten voortkomt uit miscommunicatie en onduidelijke afspraken (NOvA, 2023). In de praktijk leidt dat vaak tot frustratie, financiële schade en verlies van vertrouwen in de rechtsbijstand. Maar wat als die afspraken wél zwart op wit hadden gestaan?
We leven in een tijd waarin mondelinge toezeggingen nog steeds als voldoende worden beschouwd—zeker wanneer we vertrouwen hebben in de professional met wie we samenwerken. Toch blijkt uit talloze geschillen dat herinneringen verschillen, interpretaties uiteenlopen en verwachtingen onuitgesproken blijven. Juist in juridische kwesties, waar de belangen hoog zijn, kan een gebrek aan schriftelijke afspraken grote gevolgen hebben.
In dit artikel duiken we in het belang van schriftelijke afspraken bij de samenwerking met een advocaat. Je ontdekt hoe je met eenvoudige voorzorgsmaatregelen misverstanden voorkomt, je rechten beschermt en sterker staat als het er écht op aankomt. Als ervaren juridisch blogger en voormalig juridisch adviseur neem ik je mee langs praktische inzichten, verhalen uit de praktijk en tips die je direct kunt toepassen. Of je nu al met een advocaat werkt of dat nog overweegt: deze informatie helpt je om beter voorbereid te zijn.
Wat maakt een schriftelijke afspraak krachtiger dan een mondelinge?
De wet erkent in principe zowel mondelinge als schriftelijke overeenkomsten. Toch heeft het op papier zetten van afspraken meerdere belangrijke voordelen. Een schriftelijk document biedt niet alleen bewijs, maar ook duidelijkheid over wat is afgesproken, wanneer, onder welke voorwaarden, en wie waarvoor verantwoordelijk is.
Vergelijk het met een bouwtekening: je kunt een huis bouwen zonder blauwdruk, maar de kans op fouten is vele malen groter. Juridische samenwerking is niet anders. Advocaat Marije Dijkhuizen van DLA Piper benadrukt in een interview: “Een schriftelijke opdrachtbevestiging is voor beide partijen een houvast. Het voorkomt misverstanden over de verwachtingen en de reikwijdte van de dienstverlening.” (Dijkhuizen, 2022).
Daarnaast fungeert een schriftelijke afspraak als toetssteen bij conflicten. Komt het tot een klacht of zelfs tot een tuchtzaak, dan kijkt de tuchtrechter naar wat is vastgelegd. Zonder documentatie is het jouw woord tegen dat van de advocaat. En dat is een uiterst wankele positie om in te verkeren.
Een eenvoudig e-mailbericht met bevestiging van gemaakte afspraken volstaat vaak al. Denk aan onderwerpen zoals:
- Welke werkzaamheden de advocaat uitvoert
- Het verwachte tijdspad
- De manier van communiceren (e-mail, telefoon, afspraken)
- Kostenraming en declaratieafspraken
- Momenten waarop overleg wordt gepleegd
Door dit helder vast te leggen, voorkom je ruis en verminder je de kans op latere discussies.
Wanneer gaan afspraken vaak mis? En hoe voorkom je dat?
Hoewel de intentie meestal goed is, ontstaan er in de praktijk veel problemen door vage of onvolledige communicatie. Vooral in stressvolle situaties—zoals echtscheidingen, arbeidsconflicten of strafzaken—denken cliënten vaak niet aan het vastleggen van afspraken. En advocaten gaan ervan uit dat de cliënt begrijpt wat ‘gebruikelijk’ is. Deze mismatch leidt tot misverstanden.
“Ik dacht dat de advocaat automatisch bezwaar zou aantekenen. Maar hij zei later dat hij daarvoor eerst expliciet opdracht had moeten krijgen. Dat stond nergens…” – cliënt (anoniem) bij het Juridisch Loket.
Wat kun je doen om zulke situaties te voorkomen?
- Vraag om bevestiging: Laat gemaakte afspraken altijd bevestigen per e-mail. Is de advocaat hierin terughoudend, stel dan zelf een samenvattend mailtje op.
- Gebruik een afsprakenlijst: Maak zelf een overzicht van wat je besproken hebt, inclusief termijnen en acties.
- Check de opdrachtbevestiging: Veel kantoren sturen een schriftelijke opdracht. Lees die zorgvuldig na en stel vragen als iets onduidelijk is.
Volgens juridisch expert mr. Janneke Slijpen van het Platform voor Juridische Kwaliteit (PJQ) is het niet ongebruikelijk dat juist bij langdurige trajecten of bij wisseling van advocaat afspraken verloren gaan. “Een duidelijke schriftelijke historie is dan van onschatbare waarde.” (Slijpen, 2023)
Misverstanden die je duur komen te staan
Een van de grootste misvattingen is dat schriftelijke afspraken alleen nodig zijn bij twijfel of conflict. Juist bij een goed vertrouwen is het vastleggen van afspraken een manier om dat vertrouwen te versterken. Toch blijft dit in de praktijk lastig. Mensen vinden het ‘onbeleefd’ om een advocaat om schriftelijke bevestiging te vragen, of denken dat het overbodig is.
Een klassiek voorbeeld is dat van een cliënt die dacht dat het eerste gesprek gratis was, maar bij de volgende declaratie ineens €400 zag staan. De advocaat verwees naar de algemene voorwaarden, maar de cliënt had die nooit gelezen. Dit had voorkomen kunnen worden met een simpele e-mail waarin werd bevestigd dat het gesprek onder het normale tarief zou vallen.
Een andere valkuil is het niet vastleggen van wijzigingen. Stel, je spreekt met je advocaat af dat hij toch geen verweer voert omdat je wilt schikken. Maar als de schikking mislukt en de zaak doorgaat, kan het ontbreken van een schriftelijke wijziging tot grote problemen leiden—vooral als er termijnen worden gemist.
Belangrijke tip van mr. Suzanne Bruning (advocaat bij Van Doorne): “Afspraken veranderen in de loop van een zaak. Leg deze wijzigingen altijd schriftelijk vast, hoe klein ze ook lijken.” (Bruning, 2023)
Waarom dit onderwerp steeds belangrijker wordt
In een tijd van digitalisering, remote werken en groeiende juridisering van de samenleving neemt de behoefte aan duidelijke communicatie toe. Cliënten zijn mondiger, advocaten werken vaker in teams of op afstand, en veel contact verloopt via e-mail of zelfs WhatsApp. Juist in die context is schriftelijke vastlegging essentieel.
Daarnaast speelt er een bredere maatschappelijke trend: mensen eisen meer transparantie van professionals. Of het nu gaat om artsen, notarissen of advocaten, cliënten willen weten waar ze aan toe zijn. Het vastleggen van afspraken is daarbij niet alleen een juridisch hulpmiddel, maar ook een vorm van klantgerichtheid en wederzijds respect.
De toekomst lijkt dan ook te liggen in tools die het makkelijker maken om afspraken automatisch vast te leggen—denk aan cliëntportalen, gespreksverslagen via AI, of contractsoftware die real-time afspraken genereert. Juridische techbedrijven zoals Ligo en Justice42 experimenteren hier al mee (Trouw, 2024).
De kern blijft echter hetzelfde: helderheid voorkomt ellende. En daar begint het mee: durf te vragen om duidelijkheid, zwart op wit.
En jij? Leg jij je afspraken schriftelijk vast?
We denken vaak dat het wel goed komt, zeker als we een advocaat hebben die betrouwbaar overkomt. Maar juridische samenwerking draait niet alleen om vertrouwen, het draait ook om controle, helderheid en verantwoordelijkheid.
Heb jij ooit in een situatie gezeten waarin een schriftelijke afspraak het verschil had kunnen maken? Of gebruik je misschien al handige tools om gesprekken met je advocaat vast te leggen? Deel je ervaringen en inzichten—want juist door hierover te praten, helpen we elkaar beter voorbereid te zijn.
